El secretario custodia la documentación de la comunidad, redacta y firma las actas junto al presidente, y expide los certificados de deuda que se piden en cada compraventa. Según el artículo 13.5 LPH, ejerce el cargo el propio presidente, salvo que los estatutos o la junta lo separen; puede acumularse con el de administrador (art. 13.6 LPH).
«¿Quién tiene que firmar el acta?» y «¿de verdad hace falta un secretario aparte del administrador?» son las dos preguntas que más se repiten sobre este cargo, el menos conocido de los cuatro órganos de gobierno de la comunidad. El artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) lo regula junto al presidente y al administrador, pero con un régimen propio de nombramiento y funciones. Esta guía completa la de presidente de la comunidad y la de funciones del administrador de fincas.
El artículo 13.5 LPH establece que las funciones de secretario (y las de administrador) las ejerce el propio presidente de la comunidad, salvo que los estatutos dispongan otra cosa o la junta de propietarios acuerde, por mayoría, proveer el cargo de forma separada. Es decir: no hay obligación legal de tener un secretario distinto del presidente. Cuando la junta decide separarlo, puede nombrar a cualquier propietario o a un profesional cualificado (normalmente el mismo administrador de fincas), sin más requisito que el acuerdo mayoritario.
El artículo 13.7 LPH fija en un año la duración de todos los órganos de gobierno de la comunidad —presidente, vicepresidente, secretario y administrador—, salvo que los estatutos establezcan otro plazo. Pasado el año, lo habitual es que la junta renueve el nombramiento por el mismo procedimiento, aunque nada impide prorrogarlo si nadie plantea objeción.
La LPH no detalla artículo por artículo las funciones del secretario —a diferencia de las seis del administrador (art. 20 LPH)—, pero la práctica y la doctrina las concretan en cinco tareas:
El artículo 13.6 LPH permite expresamente que los cargos de secretario y administrador se acumulen en una misma persona o se nombren por separado. En la práctica, cuando una comunidad contrata un administrador de fincas profesional, este asume también la secretaría —de ahí la denominación habitual «secretario-administrador»—, porque quien lleva la contabilidad y la gestión del día a día es también quien mejor puede custodiar la documentación y redactar las actas con rigor técnico. Separar ambos cargos solo tiene sentido en comunidades pequeñas sin administrador externo, donde conviene repartir la carga entre dos propietarios distintos.
No todos los documentos se guardan el mismo tiempo:
La decisión de destruir documentación ya conservada el tiempo mínimo no corresponde al secretario ni al administrador en solitario: requiere acuerdo expreso de la junta.
Igual que el presidente, el cargo de secretario se entiende gratuito cuando lo ejerce un propietario, salvo que la junta acuerde expresamente una compensación. Cuando las funciones de secretario recaen en el administrador de fincas profesional, van incluidas dentro de sus honorarios generales por la gestión de la comunidad, sin suponer un coste aparte.
El secretario responde, como cualquier órgano de gobierno de la comunidad, si actúa con negligencia grave: por ejemplo, si certifica una deuda incorrecta que perjudica una compraventa, si extravía el libro de actas o si se niega a entregar la documentación a su sucesor al cesar. La gestión ordinaria y diligente del cargo no genera responsabilidad personal frente a terceros.
A menudo se confunde con el secretario, pero el vocal no tiene base legal en la Ley de Propiedad Horizontal: es una figura puramente estatutaria, que solo existe si los estatutos de la comunidad la contemplan. Su papel habitual es hacer de enlace entre los vecinos y la junta directiva —detectar incidencias de mantenimiento, animar la participación en las reuniones—, sin las funciones de custodia documental ni de certificación que sí tiene el secretario. Al no estar regulado por ley, ni su nombramiento, ni su duración, ni su posible retribución siguen una norma común: dependen enteramente de lo que decida cada comunidad en sus estatutos.
Los tres cargos conviven en toda comunidad, y suelen recaer en las mismas dos personas (el presidente y el administrador). El presidente representa legalmente a la comunidad y convoca las juntas —lo explicamos en la guía de presidente de la comunidad—. El administrador gestiona el día a día: contabilidad, conservación del edificio, proveedores y morosidad —desarrollado en la guía de funciones del administrador de fincas—. El secretario documenta y certifica: actas, certificados de deuda, custodia del archivo. Ninguno de los tres gobierna en solitario: las decisiones de fondo (presupuestos, obras, derramas) las toma siempre la junta de propietarios.
No. Según el artículo 13.5 LPH, si la junta no acuerda separarlo, las funciones de secretario las asume automáticamente el presidente de la comunidad.
Sí. El artículo 13.6 LPH permite acumular ambos cargos en la misma persona, y en la práctica es lo más habitual cuando la comunidad tiene un administrador profesional: se le conoce como secretario-administrador.
No si lo ejerce un propietario: el cargo se entiende gratuito salvo acuerdo expreso de la junta. Si lo ejerce el administrador profesional, va incluido en sus honorarios generales.
El libro de actas se conserva de forma indefinida, junto con el título constitutivo y los estatutos. El resto de documentación (convocatorias, comunicaciones) tiene un plazo general de cinco años.
El secretario las redacta y las firma junto con el presidente, según el artículo 19 LPH.
Es un cargo estatutario, sin regulación en la Ley de Propiedad Horizontal. No es obligatorio: solo existe si los estatutos de la comunidad lo contemplan, y su función habitual es hacer de enlace entre los propietarios y la junta directiva.
Puede incurrir en responsabilidad civil frente a la comunidad, que puede reclamarle judicialmente la entrega del libro de actas y el resto del archivo.
La ley solo prevé de forma expresa la vía del relevo judicial (art. 13.2 LPH) para el presidente. Cuando este ejerce también de secretario por defecto, el mismo relevo le libera de ambas funciones. Si el cargo de secretario se ha separado y recae en otro propietario, no hay una vía legal específica de renuncia: depende de lo que fijen los estatutos o decida la junta.
El secretario documenta y certifica: actas, certificados de deuda, custodia del archivo. El administrador gestiona el día a día de la comunidad: contabilidad, conservación del edificio, proveedores y morosidad. Pueden ser la misma persona o dos distintas, según decida la junta.
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